POUTRE (La)

| CONDITIONS GENERALES DE RESERVATIONS GROUPES |

Le Service groupes du Club

Le Service Groupes du Club est un service dédié aux professionnels du tourisme et intervient comme prestataire exclusif de coordination et d’organisation de repas de groupes B2B pour l’ensemble de ses restaurants partenaires. Le Club est l’unique service groupes externalisé des restaurants partenaires auprès des professionnels du Tourisme (convention d’exclusivité). 

L’équipe du Service groupes est à votre disposition pour vous conseiller efficacement, gérer vos commandes et en assurer le suivi avec précision, de A à Z. Elle veille au bon déroulement de vos prestations, vous apporte une assistance 7/7 et vous propose des solutions alternatives en cas d’imprévus, afin de vous garantir une expérience fluide et maitrisée.

Meilleurs tarifs et conditions confidentiels B2B

Les restaurants partenaires du Club vous garantissent les meilleurs tarifs groupes nets et confidentiels B2B (convention Club / Restaurants), ainsi que 1 gratuité par tranche de 20 pax payantes (dans la limite de 9 gratuités par groupe).

Responsabilités

Les engagements contractuels relèvent uniquement des établissements concernés, seuls responsables de l’exécution des prestations. Le Service Groupes du Club n’exerce aucun mandat juridique et ne peut être tenu responsable des incidents, dommages ou manquements survenus au sein des restaurants référencés. La responsabilité de l’accueil, du service et de la conformité des prestations incombe intégralement aux établissements prestataires

Fiches fournisseurs restaurants

Les fiches fournisseurs de chaque restaurant (identité, Siret société, coordonnées bancaires, attestation d’assurance) sont à votre disposition sur demande. Les restaurants représentés par le Service groupes certifient répondre aux normes de sécurité et d’hygiène applicables au secteur de la restauration, et posséder une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant tout dommage pouvant survenir auprès d’un client final.

Réservations 

Les reservations de repas de groupes sont validées et confirmées par le Service groupes selon l’acceptation et la disponibilité des restaurants. Le Service groupes assure le suivi de vos réservations jusqu’à la bonne réalisation de ces dernières. En cas de force majeure empêchant un restaurant de recevoir un groupe, le Service groupes vous procurera une assistance avec une solution de prestation alternative.

Facturation

Les factures vous sont envoyées en format PDF par le Service groupes établies au nom des restaurants partenaires. Elles sont réglables directement auprès de chacun des restaurants. Vous devez obligatoirement envoyer vos copies de virement ou attestations de paiements au Service groupes, dont le rôle est d’opérer le suivi et la vérification des transactions bancaires.

Effectif final du groupe 

Le nombre final de personnes doit être communiqué 7 jours avant la prestation auprès du Service groupes. Il peut être réduit de maximum 10 % de l’effectif jusqu’à J-4. L’effectif final communiqué auprès du Service groupes avant J-4 servira de base à la facturation. 

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Conditions d'annulation (Groupe inférieur à 50 pax)

Annulation sans frais :             Jour J-7 avant 12h00

50 % de la commande :           Entre Jour J-7 après 12h00 et Jour J-5 avant 12h00

100 % de la commande :         Entre Jour J-5 après 12h00 et Jour J - ou No-show

Conditions d'annulation (Groupe supérieur à 50 pax / Dîners croisières)

Annulation sans frais :              Jour J-10 avant 12h00 

50 % de la commande :            Entre Jour J-10 après 12h00 et Jour J-6 avant 12h00

100 % de la commande :          Entre Jour J-6 après 12h00 et Jour J - ou No-show

NB : Les délais mentionnés sont exprimés en jours ouvrés (hors week-ends et jours fériés).

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| CHOIX DU MENU POUR VOS GROUPES |

Menus groupes à choix unique  

Le choix du menu unique doit nous être communiqué au minimum 7 jours avant la prestation. Les menus et tarifs groupes sont spécifiquement étudiés sur la base d’un choix unique pour tous les convives incluant une alternative végétarienne / végan et la prise en compte des allergies signalées en amont. 

–       Menu choix unique (entrée / plat / dessert)

–       + Option plat végétarien / Végan

–       + Prise en compte des allergies avec adaptation du menu

Menus groupes avec 2 plats principaux au choix (avec supplément) 

Nous pouvons également vous proposer un menu groupe comprenant : une entrée unique, deux plats au choix (veuillez préciser le nombre pour chaque plat à l’avance), et un dessert unique. Veuillez noter qu’un supplément par personne s’applique en fonction du restaurant.

–       Menu avec : entrée unique / 2 plats au choix / dessert unique

–       + Option plat végétarien / Végan

–       + Prise en compte des allergies avec adaptation du menu

La production de menus groupes avec des choix multiples, même si les nombres sont communiqués en amont n’est pas réalisable. Cette approche entraînerait une complexité logistique plus importante, nécessitant des commandes multiples auprès des fournisseurs, diverses préparations qui exigeraient davantage de temps, et des coûts de production accrus.

Nous comprenons que chacun a des préférences alimentaires uniques, mais notre objectif est de vous offrir une expérience culinaire de qualité tout en garantissant une gestion opérationnelle efficace et sécurisée des allergies.

Intolérances / Régimes spéciaux

Les intolérances et régimes spéciaux doivent obligatoirement être reportés en amont auprès du Service groupes de façon concise et par type d’allergie. (Les rooming-lists ne peuvent pas être traités par le Service groupe). À son arrivée au restaurant, l’accompagnateur du groupe se doit de revérifier la liste des régimes et intolérances avec le responsable de salle.    

Allergies sévères

Toute allergie sévère doit impérativement être reportée auprès du Service groupe et du restaurant. À son arrivée au restaurant, le Tour leader a la responsabilité d’informer le responsable de salle, en identifiant le client concerné et en s’assurant que l’allergène en question n’est pas présent dans le repas de ce dernier.

En cas d’allergie très sévère à des traces infimes d’un (ou plusieurs) allergène habituellement présent dans les cuisines du restaurant et pouvant entraîner des complications très graves au client concerné, le restaurant se réserve le droit de décliner toute responsabilité. Dans de tels cas, le client peut être autorisé à apporter sa propre boîte-repas.

Groupes scolaires et étudiants

Les accompagnateurs ou professeurs ont la charge de l’encadrement des élèves mineurs de façon à prévenir tout comportement inadapté pouvant occasionner une gêne pour les autres clients du restaurant.

Afin d’assurer la sécurité alimentaire de vos jeunes clients, veuillez nous informer uniquement des régimes spéciaux tels que végétariens ou végans, ainsi que des allergies spécifiques de façon concise et en excluant les préférences individuelles non liées à des intolérances. Cette mesure vise à garantir la sécurité alimentaire de l’ensemble des convives et à prévenir tout problème de service.

Nous attirons également votre attention sur une tendance, au sein des groupes scolaires, à se motiver entre élèves pour publier en ligne des commentaires inappropriés sur Google, souvent rédigés à l’aide d’IA pour les rendre « plus drôles ». Ces pratiques peuvent nuire à la réputation des restaurants partenaires et les conduire à ne plus accepter de groupes scolaires. Nous vous remercions de sensibiliser vos élèves à ce sujet.

 | POUR VOS ACCOMPAGNATEURS |

Veillez à bien communiquer les adresses et numéros de téléphone

des restaurants réservés à vos accompagnateurs

Accompagnateur – Quand contacter le restaurant ? 

Votre accompagnateur doit impérativement contacter directement le restaurant par téléphone dans les cas suivants :

– Tout retard prévisible de plus de 15 minutes.

– Toute information relative aux régimes spéciaux ou allergies de dernière minute.

Retards et No-show

En cas de retard important de plus de 45 minutes signalé en dernière minute, le restaurant fera son possible pour accueillir le groupe à un horaire en fonction de ses possibilités et du service en cours (sans garantie).

Tout retard de plus de 45 minutes sans communication de l’accompagnateur pourra être considéré comme un « no-show ».

Urgence / Assistance

Communiquez à vos accompagnateurs le numéro de portable du Service groupes pouvant être utilisé en cas d’urgence, ou dans le cas où l’accompagnateur n’arrive pas joindre un restaurant.   

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Nous répondrons à vos emails le jour même !